Выбор CMS, которую полюбит ваша организация

Эксперты признают важность учета потребностей конкретной организации в процессе выбора CMS для корпоративного сайта, но они редко готовы сказать что-то по сути. Ключевым критерием при выборе CMS должны быть факторы, непосредственно влияющие на успех людей, которые будут ее использовать.

Проклятие корпоративного программного обеспечения

Неофициальные данные говорят о том, что даже проекты, которые на начальной стадии кажутся успешными, скоро могут провалиться, если используемая CMS не соответствует стилю работы и нуждам организации.

Эти проблемы возникают потому, что покупают программное обеспечение для предприятий одни люди, а работают с ним совсем другие. И чтобы решить эту проблему, нужно понять, кто будет использовать CMS и каковы их основные потребности.

Пользователи любой CMS делятся на три категории: разработчики, настраивающие и запускающие программный продукт, редакторы, создающие контент, и менеджеры, использующие интернет-контент для достижения конкретных бизнес-целей. Чтобы выбрать платформу, которая будет эффективно работать в компании, необходимо понять, как CMS влияет на выполнение каждодневных задач и с какими трудностями приходится сталкиваться ее пользователям.

Инструменты, подходящие разработчикам

Все разработчики знают, что нет двух одинаковых CMS. Одни платформы аккуратно разделяют данные приложения, представления и бизнес-логику, что делает их легко расширяемыми и настраиваемыми. На другом конце «спектра» вы найдете CMS, чьи «внутренности» состоят из кода, излишне сложного и плохо структурированного. А ведь то, что скрывается «под капотом» CMS, имеет огромное значение, потому что плохо спроектированный код замедляет работу, ухудшает настроение и деморализует даже самых опытных разработчиков, превращая любую перспективную инициативу в бесконечную утомительную процедуру.

К сожалению, разница между качественной и некачественной платформой для создания корпоративного сайта может стать очевидной только на этапе ее внедрения. Но когда вы только выбираете программный продукт, их очень трудно отличить друг от друга.

Предприятия часто пытаются уменьшить эти риски, делая ставку на популярных поставщиков CMS. Действительно, популярность в сообществе разработчиков решает многие из недостатков плохо продуманной архитектуры: загадки технического плана быстро разрешаются после беглого поиска в Google; существует множество тем и плагинов для расширения стандартного функционала. Также вы всегда сможете найти опытного технического работника для обслуживания этих платформ.

Но развитие API-ориентированных сервисов и новые подходы к размещению контента придали старой истории новый поворот. Новый тип CMS скрывает сложные внутренние процессы за слоем API. Все, что нужно сделать разработчику, чтобы установить контент, это сформировать вызов API и спустя миллисекунды надлежащим образом отформатировать возвращаемый ответ. Когда разработчик работает с одним из популярных языков программирования, расходы на обслуживание подобной системы будут незначительны.

Это означает, что создатели движка должны досконально продумать его архитектуру, а также дополнительно подумать о безопасности и производительности. Традиционные производители предлагают сложное программное обеспечение, на освоение которого уходят месяцы, но оно широко используется в сообществе разработчиков, к которым можно обратиться. Новые игроки на рынке предлагают простые сервисы, без необходимости использования навыков программирования. Но пройдут годы, прежде чем их продукты станут достаточно популярны и авторитетны в среде разработчиков.

Вот некоторые вопросы, которые помогут вам взвесить все плюсы и минусы этих вариантов:

• Насколько высокий уровень знаний требуется, чтобы освоить CMS? Предоставляет ли выбранная CMS данные стандартным способом? Характеризуется ли она четким разделением задач? Насколько хорошо задокументирован код? Возможна ли пользовательская настройка CMS? Какие инструменты доступны для разработчиков?
• Как велико сообщество разработчиков данной CMS? Насколько много технических специалистов, которые специализируются на данном продукте? Насколько просто устранение неполадок? Поддерживается ли дополнительно функция статистики?
• Поставляется ли CMS с оригинальным API? Какой тип данных доступен программно? Подробна и информативна ли документация по API? Насколько трудно настроить API?

Страх редакторов перед мануалами

Программисты расценивают наличие подробной документации программного обеспечения как признак качества продукта. У редакторов же противоположное мнение: лучшие CMS для разработки корпоративного сайта не содержат документации вообще, потому что они должны быть интуитивно понятными.

К сожалению, большинство интерфейсов чаще характеризуются не слишком понятной работы с базой данных и не продуманным интерфейсом. Некоторые разработчики пытались решить данную проблему с помощью улучшения стилей и шаблонов, добавляя метки и различные всплывающие подсказки, чтобы упростить использование CMS для редакторов. Но улучшенный интерфейс не сделает CMS более интуитивной - для этого нужно улучшать инструментарий для авторов.

Для этого требуется, чтобы разработчики создавали CMS, ориентируясь на операции, которые выполняют редакторы и авторы. Например, подготовка и загрузка адаптивных изображений, определение устаревшего контента, который нуждается в обновлении, настройка меток полей или обновление текста справки. Качественный инструментарий создан таким образом, чтобы редакционные коллективы могли определять модель контента и настраивать интерфейсы без необходимости редактировать код.

Этот акцент взаимосвязан с проблемами структурирования контента в рамках CMS. Традиционные, ориентированные на страницы инструменты, используют большие массивы данных, в которых контент перемешивается со стилями форматирования и элементами макета.

Решение большинства этих проблем заключается в разделении контента разного типа на небольшие части данных и сохранении этих данных отдельно от элементов визуального представления.

Организация контента оказывает значительное влияние на производительность команды, потому что это обуславливает использование редакторами различных инструментов. Ориентированные на страницы CMS позволяют авторам играть роль дизайнера и беспокоиться о том, как элементы будут выглядеть в браузере. CMS со структурированным контентом позволяют авторам действовать, как архитекторам, которые добавляют отдельные части в соответствии с ограничениями конкретного канала. Главный вопрос, который вы должны себе задать, какой вариант использования имеет решающее значение для вашего бизнеса?

При выборе CMS для корпоративного сайта под ключ определите, как она будет использоваться в вашей организации, и какие редакционные процессы у вас уже налажены, а затем ответьте на следующие вопросы:

• Насколько настраиваемой является CMS? Могут ли быть определены пользовательские типы данных без навыков кодирования? Как обстоят дела с настройкой пользовательского интерфейса? Может ли быть инструментарий адаптирован с учетом рабочих процессов команды? Будет ли CMS удовлетворять запросам нескольких групп пользователей?
• Поддерживает ли CMS высококачественные презентации? Включает ли CMS шаблоны дизайна? Могут ли редакторы выбирать шаблоны и стили для отдельных элементов страницы? Какие опции предварительного просмотра поддерживаются? Являются ли элементы автоматически масштабируемыми для различных экранов и устройств?
• Поддерживает ли CMS структурированный контент? Разбит ли контент на различные блоки? Хранятся ли вводимые данные в соответствии с различными типами данных? Нужно ли редакторам заниматься форматом и стилями записей? Как легко определяется и поддерживается несколько типов контента?

Как помочь менеджерам увидеть общую картину

Интересы менеджеров довольно редко учитываются при выборе CMS. Такая линия поведения ведет к игнорированию мнения людей, принимающих решения, таких как главные редакторы, маркетологи или продакт-менеджеры.

Менеджеры являются важным элементом при создании контента, удовлетворяющего потребностям компании. Это сложный процесс, который требует навыков планирования и внимания к деталям. CMS может помочь им стать активной частью процессов, происходящих в компании в целом: определять, какой контент является актуальным, какой тип контента нужно размещать в дальнейшем, какой устарел и нуждается в обновлении или замене. Концептуальная информация также помогает отражать на ресурсах компании последние изменения, проверять актуальность и визуализировать последние изменения дизайна корпоративного сайта.

Неразбериха с правами и доступами это еще один источник для беспокойства менеджеров, потому что о реализации этого функционала разработчики CMS думают в последнюю очередь. Менеджеры, делающие ставку на массовое привлечение новых участников сети, настаивают на реализации доступа к панели в один клик для новых участников и мало заботятся о каких-то расширенных функциях для старых. Те, кто работает со стабильными командами, больше заинтересованы в сборе расширенной информации об авторах.

То же самое касается рабочих процессов: организации с одноуровневой структурой вполне могут обойтись без сложных процедур утверждения. В то же время более сложно организованные компании нуждаются в нескольких этапах утверждения, прежде чем новый материал попадет на главную страницу. Все это лишний раз доказывает, что цели, которые ставит перед собой команда, во многом обуславливают те ожидания, которые она связывает с работой будущей CMS.

Даже, если поставщики CMS заверяют вас, что их продукт поддерживает управление ролями и правами доступа, не забудьте проверить, соответствует ли данный компонент вашим потребностям, или вам придется нанимать специалиста для его дополнительной настройки.

Вот еще несколько вопросов, на которые стоит ответить перед окончательным выбором CMS:

• Как через CMS можно отслеживать различные виды деятельности? Как можно отслеживать мероприятия организации? Поддерживаются ли уведомления? Какие есть фильтры и параметры отчетов? Какая информация доступна для индивидуальных учетных записей?
• Как реализована система управления ролями и правами доступа? Какие существуют роли по умолчанию? Что нужно сделать, чтобы добавить пользовательские роли? Может ли пользователь просматривать свои текущие права доступа? Насколько просто осуществляется добавление авторов?
• Поддерживает ли CMS конкретные рабочие процессы? Может ли быть автоматизирован процесс публикации контента? Доступны ли в CMS шаблоны рабочих процессов? Как легко для них добавляются пользовательские этапы и значения?

Человеческий фактор

Успех или провал проекта CMS во многом зависит от человеческого фактора. CMS выполняет различные функции для различных подразделений, и это требует стратегических компромиссов. Некоторые компромиссы взаимосвязаны: CMS на базе API просто взаимодействует с облачными сервисами аналитики и A / B тестирования; CMS с упором на редакторский функционал предоставляет новые возможности для менеджеров по настройке пользовательских рабочих процессов. Возможно, что и ваша организация окажется перед тяжелым выбором того, чьими интересами пренебречь при выборе CMS.

В прошлом обычный способ решения таких противоречий заключался в том, чтобы возложить бремя выбора на плечи IT-отдела или руководителей высшего звена.

Вместо этого лучше подойти к данной проблеме с точки зрения ваших производственных процессов. Подумайте над тем, какие задачи выполняют подразделения: разработчики создают пользовательский функционал и осуществляют оперативную поддержку; редакторы создают, обновляют и поддерживают контент; менеджеры контролируют процессы и определяют, как публикуемый контент влияет на бизнес.

Определите слабые звенья, где чаще всего возникают задержки и сбои. Это ваши узкие места: они замедляют осуществление планов организации и заставляют людей работать под давлением.

Для вновь созданного бизнеса, ограничения часто определяет потребность в IT-разработках. Для ВУЗов ограничения могут заключаться в наличии свободного времени и технических навыков членов профессорско-преподавательского состава. В медиа-компаниях с постоянным потоком свежих материалов самый большой прирост производительности может дать устранение препятствий на пути маркетинговой команды.

Выбор CMS с учетом этих узких мест повышает производительность пользователей по нескольким направлениям: от устранения ошибок и ускорения генерации контента до упрощения интерфейса и обеспечения более комфортных условий работы. Помогая различным подразделениям справиться с конкретными проблемными участками, вы получите пользу, выходящую далеко за рамки простого устранения данной проблемы - работа всей организации станет более гибкой и слаженной.

Установка на успех

CMS для корпоративного сайта - это инструмент, который определяет ваше присутствие в интернете, обслуживает редакционные процессы и влияет на производительность всей команды. Поэтому выбор CMS-платформы слишком важен, чтобы в принятии решения руководствоваться только техническими критериями или потребностями части команды.

Визуализация создания контента, ориентированная на вовлечение всей организации, помогает избежать внутренних разногласий и эффективно решать приоритетные задачи.

Начните с определения того, кто в вашей организации будет задействован в работе с CMS. Мы говорили о разработчиках, редакторах и менеджерах. Но список заинтересованных сторон может включать в себя и других специалистов. Далее выясните причины наибольших компромиссов при выборе. Является ли наличие развитого сообщества разработчиков определяющим фактором? Как должен быть структурирован ваш контент? Какова роль менеджеров в рабочем процессе?

Проработав эти вопросы, вы сможете сформулировать потребности и ожидания будущих пользователей, которые затем могут быть переведены в контрольный список технических требований.

Вооруженные этими знаниями, вы сможете пересмотреть свой подход к выбору CMS. И как только вы это сделаете, принятое на вооружение новое программное обеспечение больше не будет для вас источником неопределенности, рисков и тревог, а поможет вашей организации стать более гибкой, целенаправленной и сплоченной.