Бесплатная замена Microsoft Office
При работе с текстовыми документами или таблицами часто возникают ситуации, когда нужно создавать или делать правки одного документа нескольким пользователям, но при использовании Microsoft Office это может быть очень не удобно, особенно если документ находится не в единой локальной сети. Также, чтобы открыть или отредактировать таблицу или документ Microsoft Office, совсем не обязательно приобретать этот пакет, достаточно воспользоваться сервисом – Google Docs(Sheets,Slides).
Что это такое и зачем нужно?
Google Docs – бесплатный облачный веб-сервис, «онлайн-офис», который способен заменить основные программы из пакета Microsoft Office. Это инструмент, с помощью которого можно создавать документы, таблицы, формы и презентации в режиме онлайн, редактировать их и работать совместно с кем-либо, хоть одновременно. Так как этот сервис является облачным, вся информация, как и файлы, хранятся на виртуальном диске, поэтому доступ к ним можно организовать везде и всегда.
Google Docs будет полезен, как для фрилансеров, так и для крупных организаций. Он включает в себя почти все те же функции, кроме vba, что и Word, Excel и PowerPoint, но при этом они усовершенствованы и более удобны в работе. Среди основных функций этого сервиса можно выделить следующие:
- Быстрая и удобная передача информации;
- Возможность редактирования в режиме онлайн;
- Настройка доступа;
- Не требует локальной установки программы;
- Возможность работы на планшете, смартфоне;
- Облачное хранение файлов.
Кроме того доступно множество других функций: работа с заметками, шаблоны для любого типа файлов, закладки, предоставление общего доступа и многие другие. К Google Docs можно подключить различные плагины (дополнения), которые позволяют облегчить работу, с чем бы она ни была связана.
Преимущества и недостатки
Google Docs имеет свои преимущества и недостатки, рассмотрим их более подробно.
Преимущества:
- Цена
Сервис полностью бесплатен, в отличие от ближайших конкурентов – Microsoft Office. Здесь имеются те же функции, что и в известнейшем офисном пакете , но при этом за их использование не требуют ни копейки. Также встроены функции макросов и язык скриптов.
- Мобильность
Google Docs использует технологию облачного хранения, а это значит, что все файлы будут доступны вам, где бы вы ни находились.
- Кроссплатформенность
Есть возможность использовать сервис на любой платформе, достаточно скачать и установить соответствующее приложение. Это преимущество также можно отнести к мобильности.
- Привычный интерфейс
Даже у новичка не возникнет проблем при работе с данным сервисом, так как он имеет интерфейс, напоминающий привычный всем Microsoft Word – он минималистичен и комфортен в использовании.
- Широкий функционал
Это одно из главных преимуществ данного сервиса – фактически он объединил в себе сразу несколько программ, которые раньше не было так удобно использовать вместе. Функций здесь действительно много, и они все нацелены на улучшение качества работы и практичность.
Google Docs также имеет и недостатки, о которых важно знать перед началом работы с этим сервисом.
1. Необходим доступ в интернет
Этим данный сервис действительно уступает продуктам из пакета Microsoft Office, которым не нужен постоянный доступ к интернету и к облаку. Несмотря на то, что возможность работать оффлайн существует, для осуществления большинства функций потребуется интернет-соединение, а без него работать можно будет только с файлами, предварительно сохраненными в кэше.
2. Риск потери доступа к аккаунту
Весь сервис основан на привязке к вашему аккаунту Google, и, если потерять к нему доступ, можно лишиться всей проделанной работы. Эту проблему можно решить с помощью коллективной работы, но риск все равно останется.
3. Скорость работы
По сравнению с теми же Microsoft Word или Microsoft PowerPoint, Google Docs явно отстает в скорости. Это связано с тем, что функционирование сервиса базируется на работе с облаком, и вся информация поступает прямиком оттуда, а не хранится на локальном компьютере пользователя, что и замедляет работу.
Конечно, поначалу может показаться, что Google Docs неудобный, сложный сервис. Но это не так – все дело в привычке. Многие люди отказываются от программных продуктов, входящих в пакет Microsoft Office, именно в пользу Google Docs, и это выбор, который сложно назвать неправильным.
Как организовать совместную работу с документами?
Возможность работать над проектом целым коллективом – одна из главных причин перехода с Microsoft Word на Google Docs, так как данный сервис действительно хорошо справляется с подобной задачей. Он позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать над одним документом. Для этого потребуется лишь подключение к сети интернет. Итак, как же подключить эту функцию?
Открыть доступ к документу может только его владелец (тот, кто его создал). Для этого потребуется выполнить следующие действия:
- Создать документ, к которому будет открыт доступ.
- Нажать на кнопку «Настройки доступа», расположенную в правом верхнем углу.
- Дать документу название.
- Указать адреса электронной почты участников команды или скопировать ссылку для общего доступа.
- Скопировать ссылку, нажав на соответствующий значок, и отправить коллегам по работе.
Также имеются дополнительные настройки, представленные в меню «Расширенные». С их помощью можно ограничить некоторые действия, например, запретить редакторам добавлять пользователей или запретить комментаторам скачивать файлы.
Заключение
Google Docs – отличный инструмент для работы, как над групповыми проектами, так и одиночными. Этот сервис станет отличным помощником для работы с текстами, презентациями и другими типами файлов, где бы вы ни находились.
Дайте знать, что вы думаете по данной теме статьи в комментариях. Мы крайне благодарны вам за ваши комментарии, отклики, подписки, дизлайки, лайки!